Bố trí trang thiết bị điện trong văn phòng.

Bố trí trang thiết bị điện trong văn phòng.

Mối nguy hại tiềm ẩn ở các văn phòng chính là bức xạ điện từ của các thiết bị điện, đặc biệt là máy vi tính. Người ta cho rằng các trường điện từ (Electromagnetic field) từ các đường dây cao thế và thiết bị điện tử rất có hại cho sức khỏe của con người. Chúng làm tổn hại tới quá trình tái tạo tế bào và có thể là nguyên nhân dẫn đến tình trạng ngày một tăng số người bị suy giảm chức năng hệ miễn nhiễm. Tốt hơn cả là chúng ta hãy ngồi càng xa các thiết bị điện càng tốt và đừng để dây điện vây quanh chúng ta.

Vị trí xấu nhất để đặt bàn làm việc là nơi nguồn điện chính chạy vào tòa nhà – cần di chuyển bàn đi nơi khác ngay. Máy vi tính Ngày nay, máy vi tính là thiết bị điện tử không thể thiếu trong một văn phòng, cũng vì vậy mà chúng ta thường xuyên đối diện với nguy cơ mắc phải một loạt các chứng bệnh – từ mắt cho tới những tổn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại (RSI) – nếu chúng ta ngồi quá lâu trước chúng. Ở nhiều nước trên thế giới, người ta đã có luật hạn chế số giờ ngồi sau máy vi tính trong một ngày của nhân viên. Ở một số tiểu bang của Mỹ, người ta không cho phép phụ nữ mang thai sử dụng máy vi tính, vì nếu tiếp xúc nhiều giờ với máy vi tính dễ đưa đến việc sẩy thai.

Các màn hình dùng đèn chân không (CRT) là nguyên nhân chính gây ra những tác hại kể trên cho nên dùng tấm lọc màn hình hoặc máy tính xách tay cũng phần nào hạn chế tác hại này. Mặc quần áo dệt từ các loại sợi tự nhiên cũng rất có lợi vì chúng không tạo ra tĩnh điện. Phần lớn sự bức xạ điện từ, phát sinh từ phía sau của màn hình vi tính và do đó, khi bài trí văn phòng, cần lưu ý chi tiết này để không có nhân viên nào phải ngồi đối mặt hay đối lưng với mặt sau của màn hình. Người ta cho rằng một số loại cây xanh có thể hút đi phần nào bức xạ của máy vi tính, đặc biệt là loại xương rồng Cereus peruvianus. Sở Giao Dịch chứng khoán New York đã áp dụng cách thức này trong việc thiết kế văn phòng của họ.

aaaaaaaaaaa

Máy photocopy và máy sao chép

Các loại máy photocopy và máy sao chép thải ra các hóa chất (mực dạng bột hoặc lỏng) – đặc biệt là mực photocopy vì chúng được biết là chất gây ung thư. Những loại máy này không nên đặt ngay trong văn phòng, nơi có người làm việc suốt ngày, đặc biệt là khi chúng phải hoạt động thường xuyên. Tốt nhất là đặt chúng ở một phòng riêng biệt, thông thoáng. Tất nhiên là không ai nên ngồi cạnh máy photocopy cả.

Điện thoại di động

Người ta cho rằng việc sử dụng điện thoại di động là nguyên nhân gây các khối u ở tai và não. Cơ quan quản lý thực phẩm và dược phẩm Mỹ (FDA) đã khuyến cáo người dân chỉ nên sử dụng điện thoại di động khi thật sự cần thiết và không được kéo dài quá lâu. Khi cần phải sử dụng di động, lưu ý không để ăng ten – nếu có – chạm vào đầu. Sử dụng điện thoại di động trên xe hơi lại càng nguy hiểm hơn, đặc biệt là loại cầm tay.

Tình trạng bừa bộn trong văn phòng

Những vật làm bừa bộn văn phòng tích tụ rất nhanh. Và khi liệng bỏ những thứ thừa thãi này đi hoặc sắp xếp chỗ làm việc một cách hợp lý điều đó sẽ mang lại lợi ích cho nhiều người trong văn phòng. Những thứ gây bừa bộn trong văn phòng không chỉ là những thứ ta vứt bừa bãi, mà còn là những loại giấy tờ ta lưu giữ, các loại tạp chí cũ và những ổ đĩa cứng chứa đầy dữ liệu rác. Hệ thống lưu trữ hồ sơ và vật dụng Trong văn phòng, không thể chấp nhận hoặc biện minh gì cho tình trạng bừa bộn. Bạn có thể sắp xếp gọn gàng bằng các loại tủ đựng máy vi tính, máy in hoặc các loại hộc lưu trữ văn thư và những thứ này cũng không khó mua. Trước khi dẹp chúng vào thùng hay tủ, bạn hãy đặt ra câu hỏi sau và tự trả lời để không phải loại bỏ những thứ vẫn còn cần thiết: “Ta có thật sự cần nó không?”

Tạp chí

Các loại tạp chí chuyên ngành thường hay được cất giữ, nhưng ít khi được đọc tới. Nhiều loại hiện nay đã có trên mạng và các tổ chức chuyên ngành cũng lưu trữ trong thư viện toàn bộ các ấn bản và bạn có thể truy cập khi cần tới. Khi tạp chí được đưa tới, ta có thể đọc lướt qua, đánh dấu những đề mục và số trang của bài báo cần tham khảo vào sổ và lưu giữ lại.

Bàn làm việc

Ngăn kéo bàn làm việc chứa một lượng đáng kể những thứ không cần thiết. Nếu ta vứt bỏ đi những cây bút chì cũ, bút bi hết mực và xếp đặt một chỗ riêng cho kẹp giấy và những vật dụng khác thì chúng ta sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn và không phải tốn thời gian lục lọi, tìm kiếm vật gì. Ở đây có một lời khuyên cho bạn, chỉ nên có một khay đựng hồ sơ cần giải quyết, bằng không, bạn sẽ có xu hướng chia hồ sơ thành hai loại: loại cần giải quyết ngay và loại có thể chờ và điều tất nhiên phải đến là bạn sẽ không bao giờ ngó ngàng đến loại thứ hai. Vào cuối ngày làm việc, chiếc khay trống sẽ đem lại cho bạn cảm giác hài lòng nhẹ nhõm khi biết rằng mọi công văn và thư từ đã được xử lý xong. Bạn sẽ cảm thấy uể oải hoặc hết hứng thú nếu mỗi sáng đến nơi làm việc và nhìn thấy đống hồ sơ còn ứ đọng lại từ hôm trước. Ngay cả khi bạn không thể kết thúc hết công việc trong ngày, bạn cũng nên thu dọn ngăn nắp bàn làm việc của mình để tạo ấn tượng rằng bạn vẫn còn đang kiểm soát được công việc. Giải quyết hoàn tất thư tín trong ngày là một thói quen tốt cần rèn luyện. Nếu như mọi người đều giải quyết nhanh chóng các hóa đơn của mình thì thế giới của chúng ta sẽ trở nên bớt căng thẳng hơn.

Máy vi tính

Máy vi tính lưu giữ một khối lượng dữ liệu đáng nể và nếu như chúng ta có thói quen thường xuyên dọn sạch rác – tức những tập tin không còn sử dụng – trong ổ cứng và lưu trữ lại các tập tin đang làm việc thì ta sẽ luôn có thể nhanh chóng truy cập được những thông tin ta cần. Việc hệ thống hóa các thông tin lưu trữ để tạo thuận lợi cho việc in nhãn gửi thư hàng loạt cho các khách hàng hoặc cho công tác tiếp thị, quảng cáo đòi hỏi phải có nhiều thời gian, nhưng nỗ lực nhằm tiết kiệm thời gian của bạn sau này chắc chắn sẽ được đền bù một cách xứng đáng. Những ý tưởng bất chợt, những chú thích để thuyết trình hoặc hội thảo đều cần được ghi lại để bạn luôn ở tư thế chuẩn bị trước và không bị cuống quýt vào những phút chót.

Những tài liệu trong máy tính đã được in ra không nên để trong văn phòng, mà chuyển qua cất giữ trong tủ hồ sơ để tránh tạo ra năng lượng trì trệ. Sổ danh mục điện thoại Một trong những vật hữu dụng nhất trong văn phòng là danh mục lưu trữ số điện thoại. Với nó, bạn có thể nhanh chóng truy cập tới các thông tin cần thiết như địa chỉ và số điện thoại, đồng thời giúp tìm ra ngay các nhà cung cấp, ghi nhớ ngày sinh nhật và các loại thông tin khác. Mặc dù, bạn có thể đưa những dữ liệu này vào máy tính hay sổ tay điện tử cá nhân nhưng thực chất các phương tiện này đều đòi hỏi nhiều thời gian truy cập hơn. Những sổ này rất có ích cho bạn khi ở nhà hoặc đi làm, tuy nhiên, nếu đánh mất nó thì bạn sẽ rất điêu đứng đó!

Sách

Nhiều người khó vất bỏ những quyển sách của mình. Nhưng, với tốc độ thay đổi của công nghệ hiện nay, thông tin cũng thay đổi nhanh chóng và các loại sách như danh bạ, sách tham khảo chưa được đọc tới cần được thanh lý như là sách cũ không cần thiết. Vật dụng trang trí nội thất và kích thước của chúng Xuất phát từ quan điểm công thái học (ergonomics: khoa học nghiên cứu cách thiết kế các trang thiết bị ở nơi làm việc sao cho tạo được sự thoải mái, an toàn, hiệu quả và đạt năng suất cho người sử dụng. ND), chúng ta không nên xem nhẹ khâu thiết kế bàn ghế văn phòng nhằm đạt đúng chuẩn mực và đem lại hiệu quả làm việc cao.

Cuộc sống sẽ trở nên thật khó khăn khi hàng ngày ta phải “chiến đấu” với những cánh cửa bị kẹt trong một không gian chật chội và cơ thể ta sẽ phát bệnh nếu cứ phải ngồi trên những chiếc ghế xiêu vẹo, không có chỗ tựa hoặc liên tục gõ tay vào bàn phím ở một độ cao không thích hợp. Ta thường không đánh giá đúng mức tầm quan trọng của bàn ghế trong văn phòng, đặc biệt là những nơi không có khách lui tới. Ở các văn phòng nhỏ, ít người làm việc, nên hợp lý hóa công việc để khỏi phải kê nhiều tủ và kệ đựng hồ sơ. Việc sắp xếp bàn làm việc cho phù hợp với tuần tự công việc cũng giúp hạn chế số người đi qua đi lại trong văn phòng.

Góc cạnh của bàn ghế phải thuôn tròn để thuận lợi cho việc di chuyển của nhân viên trong văn phòng và để chúng không chĩa cạnh nhọn vào những người gần bên, gây cảm giác bất an cho họ. Hàng ngày, cứ phải lách người qua bàn mới tới được tủ đựng hồ sơ, hoặc mỗi lần ra vô lại không mở được cánh cửa vì chiếc ghế của ai đó đang chặn đường – tất cả đều khiến bạn bực bội và dễ bị căng thẳng. Sức khỏe và sự an toàn Chứng tổn thương do sự tái diễn căng thẳng (RSI) là hậu quả của việc làm đi làm lại mãi một công việc và có thể gây những triệu chứng rất khó chịu cho người bệnh.

Hiện đã có những loại dụng cụ nâng đỡ cổ tay và các phương pháp khác để giảm bớt tác hại này. Các nhà quản lý công ty cần biết thông cảm với những người bị mắc chứng này và trang bị cho văn phòng bàn ghế và trang thiết bị thích hợp để làm giảm bớt vấn đề này và đồng thời phòng chống chứng bệnh này ngay từ đầu. Các tủ và kệ đựng hồ sơ phải có độ cao thích hợp với vật đặt trong nó để nhân viên không phải cúi hay nhoài người quá mức mới với đến chúng. Tủ đựng hồ sơ cao quá đầu gây cảm giác ức chế và không an toàn.

Các cạnh của kệ sách nằm gần một ghế tựa có thể tạo ra “mũi tên năng lượng độc hại”, gây bất an cho những người ngồi gần đó. Nếu có thể, ở nơi gần chỗ ngồi nên dùng các loại tủ có kệ để hở và do đó làm giảm đi vẻ bừa bộn của văn phòng. Những kệ sách cao tới trần nhà gây nhiều áp lực đối với những văn phòng nhỏ và hình như trong phòng càng nhiều kệ chừng nào, ta lại càng hay cất đầy vào đó nhiều vật dụng không thật sự cần thiết chừng ấy. Ở những văn phòng nhỏ, có thể đặt gương để tạo ảo giác về sự thoáng rộng.

Tuy nhiên, phải tránh để gương chiếu thẳng vào người đang làm việc, nếu không, tùy vào tính cách của mỗi người, có thể họ sẽ cảm thấy bất an hoặc sẽ nhìn vô gương làm dáng cả ngày. Các kích thước Thông thường, các vật dụng văn phòng đều được mua sẵn từ các nơi bán trang thiết bị văn phòng. Nếu vật dụng của bạn được đặt hàng theo yêu cầu, bạn sẽ có cơ hội ứng dụng theo những kích thước có lợi của khoa Phong thủy.

Ở Trung Quốc, người ta tin rằng có những kích thước mang lại sự may mắn và có những kích thước mang lại điều bất lợi cho chủ nhân. Áp dụng những kích thước thích hợp vào bảng hiệu, cửa sổ, cửa ra vào, bàn làm việc, ghế tựa, tủ sách và những vật dụng khác sẽ bảo đảm bạn sẽ có được ưu thế để phát triển thành công công việc kinh doanh của mình. Các số đo này được lấy từ 8 phép chia của một đường chéo, khoảng 43 cm, cắt đôi một hình vuông trên cơ sở một bộ của Tàu, có lẽ cũng gần bằng một bộ Anh. Số đo này có thể gọi là “tỷ lệ vàng” hay hệ số pi trong khoa kiến trúc phương đông, và được căn cứ trên tỷ lệ cân xứng của vạn vật. Tỷ lệ này có thể tìm thấy trong các hoa văn phát triển trên các lớp vỏ hoặc mai của loài nhuyễn thể, trên các chỉ dấu ở thảo mộc cùng với các hiện tượng thiên nhiên khác.

Ba kích thước chính của bàn làm việc (dài, rộng, cao) phải phù hợp với các kích thước đem lại may mắn trong Phong Thủy – chiều cao và bề rộng của lưng ghế cũng nên như vậy, cho dù vẫn phải phù hợp với các tiêu chuẩn hiện đại của công thái học đối với việc thiết kế bàn ghế. Các vật dụng khác như kệ sách hay tủ trưng bầy đều có thể được thiết kế theo các nguyên tắc này.