Việc điều hành công ty được suôn sẻ, mối quan hệ con người trong công ty phát triển hài hòa, đội ngũ nhân viên thỏa mãn với công việc – tất cả đều phụ thuộc một phần vào sự luân chuyển của năng lượng trong một văn phòng. Năng lượng khí di chuyển trong môi trường vật lý nhưng tác động của nó lại rất tinh tế và ảnh hưởng đến chúng ta về mặt tâm lý. Nơi nào chuyển động của khí – hoặc là quanh tòa nhà, hoặc trong giao tiếp giữa các đồng sự – bị chậm lại hay ngưng trệ, sẽ ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng công việc hay tình trạng sức khỏe, tinh thần của chúng ta.

Khí và sự sắp xếp phòng ốc

Nếu chúng ta xét đến văn phòng kiểu mẫu được trình bày trong bài: “Bài trí văn phòng” (tr. 212), ta sẽ thấy là các phòng ban có thể sẽ thường xuyên nhập hoặc xuất các loại hàng hóa cồng kềnh cần được đặt cạnh lối ra vào. Các công xưởng phải ở bên cạnh nhà kho để tránh việc vận chuyển hàng hóa ngang qua những khu vực đông người. Các phòng hành chánh, kế toán, kinh doanh, quan hệ công luận và quảng cáo nên ở gần nhau để tiện cho công việc.

Phòng của giám đốc điều hành nằm tách biệt khỏi khu vực hoạt động sôi động, nhưng cũng không quá xa để có thể tiếp xúc được ngay. Phòng này được nối liền với phòng của thư ký để thông tin có thể trao đổi nhanh chóng và sẽ có một khu vực tiếp tân riêng dành cho những vị khách quan trọng, tách xa khỏi khu vực tiếp tân bận rộn.

Khó khăn thường xuất hiện ở những văn phòng có nhiều người, nhiều trang thiết bị. Tình trạng người này có được chỗ ngồi tốt hơn người kia là không tránh khỏi, do đó sẽ phát sinh căng thẳng. Sơ đồ ở trang bên trình bày một văn phòng được thiết kế rất dở của một công ty lớn. Các nhân viên ngồi trong phòng này cảm thấy bực bội và những người ở phòng khác ghé qua để hỏi văn phòng phẩm hay photocopy hoặc thỉnh thị ý kiến cũng có cảm giác tương tự vì lối ra vào hẹp và luôn có người xếp hàng chờ đợi bên cạnh máy photocopy. Nếu có người cần đồ dùng văn phòng, họ phải đi thẳng vào tận bên trong phòng và vô tình quấy nhiễu sự tập trung của những người đang làm việc ở đây. Những nhân viên này lại thường gặp vấn đề về sức khỏe; nhân viên ngồi ở bàn số 4 bị nhức đầu vì phải nhìn vào màn hình vi tính bị lóa do ánh sáng mặt trời chiếu vào và vì mùi khét bốc ra từ máy photocopy. Các nhân viên bàn số 1 và 2 ngồi đối diện với mặt sau màn hình máy tính của nhau. Riêng nhân viên ngồi bàn số 1 lúc nào cũng dễ bực bội, vì kiêm nhiệm thêm việc tiếp khách nên cứ phải đứng lên ngồi xuống luôn. Sơ đồ phía dưới cho thấy, chỉ cần một vài thay đổi nhỏ là tình hình sẽ khác đi nhiều. Mọi người sẽ thấy “đời bớt khổ” hơn và khoẻ mạnh hơn. Một tấm vách bằng kính được gắn thêm vào để tách biệt máy photocopy ra – chiếc máy này giờ đây được dời đến cạnh cửa sổ để thông gió tốt hơn và giảm sự ách tắc ở khu vực cửa ra vào.

Tất cả đồ dùng văn phòng cần thiết cho công việc của mọi người được dời đến đặt cạnh máy photocopy để tránh đi vào khu vực làm việc của các nhân viên trong phòng và làm phân tâm họ. Một cửa sổ được trổ ở bức tường khu vực tiếp tân phần nào làm giảm đáng kể lượng khách ra vô. Bàn tiếp tân được thiết kế thành nơi làm việc cho nhân viên tiếp tân giúp người này không phải di chuyển từ nơi này sang nơi khác.

Những vật dụng thừa thãi được mang ra khỏi văn phòng nhờ vậy dẹp bớt được các tủ lưu trữ đồng thời còn có chỗ để đặt thêm một bếp ăn nhỏ, có cả tủ lạnh và dụng cụ nấu nước. Với cách sắp xếp mới, các bàn làm việc hướng về giữa phòng và do khu vực trung tâm trống trải, văn phòng trở nên thoáng rộng hơn và tinh thần nhân viên phấn chấn, vui vẻ hơn nhiều.

KONICA MINOLTA DIGITAL CAMERA

Giao tiếp

Sự giao tiếp hàng ngày giữa các nhân viên trong công ty có tầm quan trọng to lớn đối với sự thành bại của công ty. Bảng tin nội bộ, treo ở khu vực sinh hoạt tập thể, cho dù có tác dụng hỗ trợ sự giao lưu nhưng những cuộc giao tiếp mặt nhìn mặt giữa nhân viên với nhau mới mang lại hiệu quả nhiều hơn.

Ngoài ra, những cuộc họp giao ban hàng ngày còn cho phép đội ngũ nhân viên nắm được thông tin của công ty và có dịp bày tỏ ý kiến và quan điểm của họ. Những cuộc họp dạng này không nên tổ chức vào sáng sớm lúc mọi người mới đến công ty. Đồng hồ sinh học của con người rất khác nhau và có nhiều người phải cần một khoảng thời gian nào đó mới có thể tái hòa nhập vào không khí làm việc trong ngày, đặc biệt là sau một chuyến đi xa vất vả.

Còn họp vào cuối giờ cũng không có lợi, vì khi đó mọi người đều thấp thỏm ra về và có thể có người đã có kế hoạch riêng cho buổi chiều tối của họ. Do đó, thời gian thích hợp nhất là trước giờ nghỉ trưa khoảng một tiếng đồng hồ. Lúc đó, mọi người đều đã ổn định tinh thần, chú tâm và sẵn lòng giao tiếp. Một đội ngũ nhân viên có trình độ cao, cảm thấy ý kiến của họ được coi trọng, sẽ là một đội ngũ lao động làm việc có hiệu quả.